Los medios electrónicos u otros de similar naturaleza que se empleen en las audiencias de conciliación deben permitir la transmisión nítida del sonido e imagen en tiempo real o sincrónico. De esta manera, la conciliación que se realice a través de estos medios se regirá bajo los estándares del principio de claridad digital, lo cual exige que todas las audiencias de conciliación y demás actuaciones digitales cumplan tres importantes parámetros: claridad, accesibilidad e integridad.
Así, por el parámetro de claridad digital, se exige que la plataforma del aplicativo web elegido, a través del cual se realiza la audiencia virtual de conciliación, se realice en tiempo real o sincrónico, de manera nítida y mediante conexión bidireccional y simultánea, sin fallas. Debe permitir la interacción visual, auditiva y verbal en tiempo real entre el conciliador y las partes durante toda la duración de la audiencia de inicio a fin.
Para cumplir con el parámetro de accesibilidad, se debe permitir a las partes que tengan acceso a la grabación de la audiencia de conciliación en la que participaron, la cual deberá ser entregada a ellas por el centro de conciliación al concluir la misma o hasta un plazo máximo de dos días hábiles.
Y, por el parámetro de integridad, se exige que la grabación de la audiencia de conciliación por medios electrónicos y de naturaleza similar goce de intangibilidad total. Por tanto, el centro de conciliación y el conciliador extrajudicial que realiza la audiencia tendrán la obligación de recoger la grabación y trasladarla a un repositorio seguro y custodiarla, sin editar, ni cortar, ni suprimir ningún extremo de la misma después de cerrada o concluida la audiencia. Con ello se busca garantizar su inalterabilidad y autenticidad.
Esta es una de las importantes y numerosas modificaciones que el Decreto Supremo N° 008-2021-JUS, publicado ayer en el diario oficial El Peruano, ha realizado al Reglamento de la Ley de Conciliación (en adelante, el Reglamento), aprobado por Decreto Supremo N° 014-2008-JUS, con la finalidad de adecuarlo a la Ley N° 31165, que recientemente modificó la Ley de Conciliación para permitir la realización de la audiencia de conciliación a través de medios electrónicos y, además, optimizar el funcionamiento del sistema conciliatorio.
Obligaciones de las partes y del centro de conciliación
Entre los más de 50 artículos modificados y más de 20 incorporados al Reglamento, destaca aquel que establece que si el pedido de conciliación se realiza por medios electrónicos -u otros de naturaleza similar- el interesado deberá presentar los anexos de su solicitud en formato PDF u en otro formato, conforme al avance de la tecnología, que sea de uso masivo y gratuito, que permita que el centro de conciliación, así como el destinatario, puedan descargarlos y leerlos sin inconvenientes. Se encarga al centro de conciliación la labor de verificar esta situación.
Asimismo, se señala que el centro de conciliación que realiza conciliaciones extrajudiciales por medios electrónicos u otros de naturaleza similar, deberá establecer su Mesa de Partes Virtual o un correo electrónico exclusivo que cumpla tal función, la cual publicará en su página web, en sus redes sociales y demás medios de publicidad.
Por otro lado, se establece que todos los documentos, incluido el acta de conciliación, que se emita en un procedimiento de conciliación por medios electrónicos, deberá ser firmado digitalmente por los operadores de la conciliación extrajudicial con los certificados digitales y software emitidos por entidades debidamente acreditadas e inscritas en el Registro Oficial de Prestadores de Servicios de Certificación Digital (ROPS), a cargo del Indecopi o, en su defecto, con el certificado digital incorporado en su DNIe y con el software gratuito de ReFirma del Reniec, a elección de los mismos.
Igualmente, las partes conciliantes en el procedimiento de conciliación por medios electrónicos, deberán suscribir sus solicitudes, así como en el acta de conciliación, con su firma electrónica o con su firma digital, a elección de las mismas.
Qué debe y no grabarse
En la audiencia de conciliación por medios electrónicos u otros de naturaleza similar solo se debe grabar: la identidad y verificación de las partes, el monólogo de apertura, la descripción de la controversia planteada en la solicitud y los hechos materia de la reconvención, si hubiere.
Igualmente, se grabarán los acuerdos totales y parciales arribados por las partes conciliantes, o lo no acuerdos, la lectura del acta de conciliación, la manifestación de voluntad de las partes a la misma y la firma electrónica o digital que hagan las partes conciliantes en el acta de conciliación.
Asimismo, la norma precisa que el conciliador deberá suspender o parar la grabación cuando las partes entren en deliberaciones, negociaciones o en el debate de sus pretensiones y posiciones. El conciliador aquí tiene el deber de ayudar a las partes conciliantes a que identifiquen sus intereses comunes por encima de sus posiciones, sin imponer propuesta de solución alguna. Una vez concluida las deliberaciones de las partes con acuerdos o no, el conciliador continúa o retoma la grabación.
Finalmente, se establece que una vez concluida o cerrada la grabación de la audiencia, por parte del conciliador, esta es intangible totalmente, estando prohibido su edición o recorte por parte del conciliador y/o por el centro de conciliación. Dicha grabación servirá para la posterior verificación de los acuerdos conciliatorios.
